「あの人がいないと、この仕事は進まない…」 「新人に、また同じことを一から教えないといけない…」
あなたの職場で、こんな非効率なやり取りが繰り返されていませんか？
もし、あなたが「手順書を作るのは面倒だ」「口で教えた方が早い」と思っているなら、それは大きな勘違いです。実は、その場しのぎの口頭指示こそが、あなたのチームを「属人化」という病に蝕み、見えない残業時間を生み出す元凶なのです。
この記事を読めば、なぜ「急がば回れ」で手順書を作ることが、結果的にチーム全体の時間を生み出す最強の投資になるのか、その理由がわかります。
あなたの「教える時間」、年間何時間か計算したことがありますか？
考えてみてください。ある業務の教え方をマスターしたあなたが、新人のAさんに3時間かけて教えたとします。半年後、Aさんが異動になり、後任のBさんがやってきました。あなたはまた、Bさんに3時間かけて同じことを教えます。
たったこれだけで、あなたは年間6時間を同じ説明に費やしています。もし、教える業務が5つ、10つと増えたら…？その時間は数十時間にも膨れ上がります。
「口で教える」という行為は、一見すると手っ取り早く感じますが、長い目で見るとあなたの貴重な時間を何度も奪い続ける、非常に効率の悪い作業なのです。
手順書 (てじゅんしょ)は、業務や作業を行う手順を文書化して、どの作業者でも同じ質の作業を実行できるよう、作業手順が明確化されたもの。
マニュアルは人間の行動や方法論を解説したものとしては、社会や組織といった集団における規則（ルールなど）を文章などで示したもので、一般に箇条書きなどの形でまとめられ、状況に応じてどのようにすべきかを示してある。
結論：「完璧じゃない手順書」こそが、最強の時短ツールである
では、どうすればこの負のループから抜け出せるのか？ 答えは、「8割の完成度でいいから、今すぐ手順書を作り始める」ことです。
「でも、完璧なものを作らないと…」と思うかもしれません。その真面目さこそが、手順書作りを挫折させる最大の罠です。手順書は、最初から100点を目指す必要は全くありません。
仕事がデキる人が実践している、”育てる”手順書の作り方はこうです。
- 「これくらい分かるだろう」を捨てる 自分が当たり前にやっていることこそ、初心者がつまずくポイントです。写真やスクリーンショットを多用し、「見て真似するだけ」の状態を目指しましょう。文字は極力少なくするのがコツです。
- まず「8割の完成度」でリリースする 細かい部分は気にせず、全体の流れが分かる骨子ができたら、すぐに実際の業務で使い始めてしまいます。机の上で100点を目指すより、現場で60点のものを使う方が、チームは遥かに助かります。
- 「初心者」と一緒に使い、改善していく 最も重要なのがこのプロセスです。実際に手順書を使う新人の横で、「どこで迷った？」「どこが分かりにくかった？」とヒアリングし、その場で赤入れをしていきます。これこそが、最も効果的なフィードバックです。
このサイクルを回すことで、手順書は生きた情報として進化し、誰にとっても分かりやすい「最強の業務マニュアル」へと育っていくのです。
「手順書がある職場」で手に入る、最高の未来
一度、この「育てる手順書」の文化がチームに根付けば、あなたは驚くほどの変化を実感するでしょう。
- 「教える」という作業から解放され、あなたはより創造的な仕事に集中できる
- 新人は、誰にも気兼ねなく自分のペースで業務を習得でき、早期に戦力化する
- 業務が標準化され、個人のスキルに依存しない安定したチームが生まれる
- 急な欠員や異動があっても、業務が止まることはない
「あの人がいないと回らない」という属人化のリスクから解放され、チーム全体が強くしなやかになる。これこそが、手順書作りがもたらす最大の価値です。
さあ、あなたの「教える時間」を未来への投資に変えよう
もう、同じ説明を繰り返すだけの不毛な時間から卒業しませんか？
まずは、あなたが一番よく教えている業務について、たった5つのステップでいいので、スクリーンショットを撮って、簡単な説明文を添えることから始めてみてください。
それは、完璧にはほど遠い「2割」の手順書かもしれません。しかし、その小さな一歩が、あなたの未来の時間を生み出し、チームを劇的に変える、最も価値ある一歩となることをお約束します。
最後になりましたが、よく手順書とマニュアルはどう違うの？と聞きます。実際に異なるので、必要に応じたものを作って仕事を円滑に進めて行ってくださいね。
手順書 (てじゅんしょ)は、業務や作業を行う手順を文書化して、どの作業者でも同じ質の作業を実行できるよう、作業手順が明確化されたもの。
マニュアルは人間の行動や方法論を解説したものとしては、社会や組織といった集団における規則（ルールなど）を文章などで示したもので、一般に箇条書きなどの形でまとめられ、状況に応じてどのようにすべきかを示してある。
Wikipediaより
仕事の進め方やすり合わせ、計画の大切さを学びたい方は、これらの書籍も参考になると思います。
その他、わっしゃんは過去にも暗記術や計算のミスを減らす方法など仕事や勉強に大いに役立つ記事を書いているので、お時間許せば見て言って下さいね。
