こんにちは～最近は優待や商品の紹介ばっかりでしたので、久々にまじめなお仕事の記事を書いていこうと思います。
マニュアル、手順書・・・皆さんお仕事をされている中で、見たり、使ったり、作ったりとしていると思います。
でもいざ「手順書作っといて～」とか言われるとどう作っていいか結構大変ですよね。口では教えられても文書にするのは難しいですよね。
今回は業務で沢山手順書を作って来た筆者が、手順書を作って運用して、完成度を高める方法を記事にしていきたいと思います。手順書作成にお困りの方やご興味がある方、お読み頂ければ幸いです。
手順書とマニュアルは、少し違うものなので、今回は手順書について書いていきます。
手順書とマニュアルは違う
手順書とマニュアルはよく似た感じに思いますが、実は少し違うものです。私が説明するよりウィキペディア先生から説明文を抜粋させて頂きます。
手順書 (てじゅんしょ)は、業務や作業を行う手順を文書化して、どの作業者でも同じ質の作業を実行できるよう、作業手順が明確化されたもの。
マニュアルは人間の行動や方法論を解説したものとしては、社会や組織といった集団における規則（ルールなど）を文章などで示したもので、一般に箇条書きなどの形でまとめられ、状況に応じてどのようにすべきかを示してある。
Wikipediaより
それでは実際に手順書についてゆる～く解説してまいりましょう。
手順書を作るにあたり心掛ける事
前置きが長くなりましたが、手順書を作るにあたり心掛ける事から説明してまいりましょう。
使って貰う人の事を考えて作る
手順書は、自分が使うのではなく、不特定多数の人に使って頂くのが目的となりますので、使って貰う人の事を考えて作る必要が絶対です。その中で次のようなポイントが挙げられます。
こんなことくらいわかるだろう、出来るだろうの感覚は捨てよう
作業に慣れている方は、当たり前のようにやる作業でも、手順書を見てやる方には少しの事で、疑問がわいて進まなくなります。例えば、集めた部品を袋に入れるという手順でも袋に種類があるとどの袋に入れるのか？となってしまいます。
図解や写真を入れてわかりやすく
文字ばかりだと何故か読むのが嫌になってしまうのも人なので、図解や写真を入れることをお勧めします。
例えば、ワードプレスの「Two-Factor」のプラグインの有効化についてですが、
ワードプレスのプラグイン→上の新規追加→右中央位にあるプラグインの検索へ「Two-Factor」→今すぐインストール→有効化
とやり方だけ文字で書くより、それに加えて下記の画像を添付した方が、圧倒的に見やすいと思います。
私の記事もまだまだですが、作業等を出来るだけ見やすいように、図解、写真を入れたりしております。
文字は出来るだけ少なくする
ブログも同じですが、文字だらけの手順書は読み手が苦痛になって、読んだつもりで勝手な解釈をしやすくなるので、先述したようにやはり図解や写真で寄り添うのが良いと思います。
作った手順書は完璧を求めない
よく手順書を作ってもらうのに時間が掛かりすぎる事が多くて、話を聞きに行くと「もう少しで完成です」「あと少し埋まっていないところが・・・」等と言われ、なかなか仕上がらないことがあります。
これは、より良いものを作らないとと思う人の性ですが、ダメでも運用してフィードバックしていく方がより早く完成に近づくので、ともかく運用を進めましょう。
8割程度で運用を開始する
ともかく運用と言っても全然スカスカの手順書では、かえって混乱を招いてしまいます。とりあえず一通りこれでいけるかな？（8割程度）で進めて見ましょう。
判断する上司の方もそれくらいで進めるようにしないと、机上の空論で中々現場が助かりません。そもそも完璧と思っても使う人によっては足りない部分が出るのが手順書です。
ここをこうしたらと言う細かい部分はひとまず棚上げで、一旦使って修正時にそこも直しましょう。
初心者と一緒に使って気になるところを追記しよう
手順書を作る人は、どうしても何回も手順を踏むのでわかった気持ちになったり、簡単な事だと資料に記入しなかったりしてしまいがちなので、その作業をやった事のない方に手順書を見てもらいながらやって見ましょう。詰まるところが出た場合は、手順書に修正を書きながら後で修正しましょう。
改版を繰り返して手順書の完成度を上げよう
1回また1回と繰り返し使うと疑問や作業効率がわかって来ます。それを控えて手順書をブラッシュアップして完成度を上げて行けば、非常にわかりやすい効率の良い手順書になると思います。
手順書は口頭指示より実は効率が良い！
口頭指示の方が簡単に思えるが、せっかく人に説明して、異動等でまた違う人に同じ説明・・・と下手すると繰り返し作業になってしまいます。
作るのは少し大変ですが、手順書があれば説明をある程度簡略化する事も出来て、わからなかった部分を確認して、ブラッシュアップしながら改版して行くことで、より初心者にわかりやすい素晴らしい手順書になると思います。
こうして作った手順書は、作業者が変わっても使えるし、記憶に頼らないので間違った方法でやったり、思い違いが生まれにくい。一度作ると基本ずっと使える（ブラッシュアップは必要）物なので、実はすごく効率が良いですよ。
手順書を作る時のまとめ
ここまで手順書を作って運用するまでを書いてきました。それではまとめて行きましょう。
- 書かなくてもわかるだろうや出来るだろうの感覚を捨てよう
- 図や写真を入れてわかりやすく
- 文字は出来るだけ少なくする
- 完璧を求めずに8割程度で運用する
- 初心者と一緒に使って気になるところを追記しよう
- 改版を繰り返し手順書の完成度を上げよう
- 口頭指示より実は効率が良い
手順書に大切なことは、使う人（初心者と思って）の事を思って作ると言う事に尽きるとわっしゃんは思います。
仕事で手順書を数多く作って来た経験でブログもかけているのかな？と思う今日この頃です。仕事で手順書を作るのにお困りの方の少しでもお役に立てれば幸いです。
過去にも暗記術や計算のミスを減らす方法などの指導についての記事を書いているので、お時間許せば見て言って下さいね。
